Czym pracujemy przy planowaniu własnego projektu: arkusz, plansza i kalendarz

Dlaczego zaczynamy od prostych narzędzi

Na zajęciach z planowania własnego projektu nie sięgamy po skomplikowane programy. Uczestnicy mają już dość pomysłów, doświadczenia i znajomości swojej branży, brakuje im zwykle uporządkowania tego wszystkiego w jednym miejscu. Dlatego opieramy się na trzech rzeczach: papierowej planszy, prostym arkuszu kalkulacyjnym i kalendarzu.

Jako instruktor narzędzi biurowych widzę, że ludzie najszybciej uczą się wtedy, gdy narzędzie służy ich własnej sprawie. Nie ćwiczymy formuł dla samych formuł. Ćwiczymy je na liczbach z pomysłu, który ktoś naprawdę chce sprawdzić, na przykład drobne usługi naprawcze, rękodzieło czy korepetycje.

Wiosna sprzyja takiej pracy. W tych tygodniach wiele osób wraca do odkładanych planów, a krótsze wieczory i cieplejsze dni dają energię do zrobienia pierwszego kroku. Narzędzia muszą być wtedy na tyle lekkie, żeby nie zniechęcały na starcie.

Papierowa plansza założeń

Pierwsze narzędzie to duży arkusz papieru podzielony na kilka pól: dla kogo jest projekt, co dokładnie oferujemy, czego do tego potrzeba, ile to może kosztować i kto może pomóc. Każdy uczestnik wypełnia go ręcznie, długopisem i karteczkami, które można przesuwać.

Papier ma tu przewagę, bo pozwala pracować bez obawy przed klawiaturą. Zmiana zdania oznacza przesunięcie karteczki, a nie szukanie właściwej opcji w menu. Grupa patrzy wspólnie na plansze sąsiadów i podpowiada sobie pytania, na które autor sam by nie wpadł.

Z tej planszy powstaje potem materiał do kolejnych ćwiczeń. Dopiero gdy założenia są spisane i przedyskutowane, przenosimy ich liczbowe części do komputera.

• pole: odbiorca i jego potrzeba
• pole: oferta w jednym zdaniu
• pole: potrzebne zasoby i wsparcie

Arkusz kalkulacyjny do prostego rachunku

Drugie narzędzie to arkusz z kilkoma kolumnami. Uczestnicy wpisują przewidywane wydatki jednorazowe, koszty miesięczne i przybliżoną cenę swojej usługi. Uczymy się tylko tego, co jest potrzebne: dodawania, sumowania kolumn i prostego wzoru, który pokazuje, ile sprzedaży pokrywa koszty.

Zwracam uwagę na to, by liczby były ostrożne. Lepiej założyć mniej zamówień niż więcej, a ceny sprawdzić u kilku osób, które mogłyby być klientami. Arkusz nie przewiduje przyszłości, pokazuje jedynie, czy założenia trzymają się razem.

Wiele osób dziwi się, jak niewiele trzeba, by rachunek stał się czytelny. Gdy ktoś zobaczy własny pomysł w trzech kolumnach, łatwiej mu ocenić, które elementy trzeba jeszcze przemyśleć. Nie obiecuję, że wynik będzie korzystny, ale będzie jasny.

Kalendarz małych kroków

Trzecim narzędziem jest kalendarz, najczęściej ten sam, z którego uczestnik korzysta na co dzień. Zamiast jednego wielkiego planu zapisujemy kroki na kilka najbliższych tygodni: rozmowa z potencjalnym klientem, zapytanie o cenę materiałów, przygotowanie krótkiego opisu oferty.

Każdy krok ma swój dzień i jedno zdanie opisu. Dzięki temu projekt przestaje być ogólnym marzeniem, a staje się zbiorem rzeczy, które można odhaczyć. Gdy któryś krok się nie uda, przesuwamy go i wyciągamy wniosek, zamiast porzucać całość.

Ćwiczymy też ustawianie przypomnień i dzielenie kalendarza z osobą zaufaną, na przykład z członkiem rodziny, który może zapytać po tygodniu, jak idzie. Takie drobne wsparcie bywa ważniejsze niż najlepszy program.

• jeden krok to jedna czynność
• przy każdym kroku dzień i krótki opis
• przypomnienie ustawione z wyprzedzeniem

Sprawdzanie założeń na ćwiczeniach

Gotowe założenia nie zostają w teczce. Na ćwiczeniach każdy uczestnik przedstawia swój pomysł w kilka minut, a grupa zadaje pytania, jakie zadałby klient: za co płacę, dlaczego u ciebie, co jeśli się spóźnisz. To najtańszy sposób, by znaleźć słabe punkty przed wydaniem pierwszej złotówki.

Prowadząca moduł finansów i projektów pomaga przy pytaniach o formę prowadzenia działalności i rozliczenia, a ja przy tym, jak pokazać liczby czytelnie. Wspólnie dochodzimy do wersji, którą uczestnik potrafi sam obronić i wyjaśnić.

Realny efekt tej pracy jest skromny, ale konkretny: osoba kończy zajęcia z uporządkowanymi założeniami, prostym rachunkiem i listą najbliższych kroków. Czy z tego powstanie firma, zależy od jej decyzji i okoliczności.

Co warto przynieść na pierwsze spotkanie

Nie trzeba mieć gotowego pomysłu. Wystarczy luźna myśl, na przykład umiejętność, którą ktoś w otoczeniu już docenia. Przydaje się notatnik, własny kalendarz w telefonie lub na papierze i skłonność do pytania innych o zdanie.

Jeśli ktoś dysponuje już jakimikolwiek liczbami, na przykład rachunkami za materiały albo ceną podobnej usługi, które widział w okolicy, warto je zabrać. Nie są konieczne, ale przyspieszają pracę nad arkuszem.

Dobrze też przyjść z gotowością do zmiany planu. Najczęściej pierwszy pomysł po rozmowie w grupie wygląda inaczej, a to dobry znak, że narzędzia robią swoje.

• notatnik i długopis
• własny kalendarz
• dowolne liczby związane z pomysłem

Plansza, arkusz i kalendarz nie wymagają specjalistycznej wiedzy, a razem pozwalają zamienić luźny pomysł w coś, co można ocenić i zacząć sprawdzać. Nie gwarantują powodzenia, ale dają jasny obraz tego, na czym się stoi. Jeśli planujesz własny projekt, zacznij od jednej kartki i jednego kroku w kalendarzu na najbliższy tydzień.